Dieciseis maneras de aprovechar mejor el tiempo

Inteligencia Práctica: Administración del tiempo

El tiempo es su recurso más valioso. Una vez perdido, es imposible recuperarlo. Un gran ejecutivo se convierte sólo en un buen ejecutivo sabe aprovechar su tiempo. Un buen ejecutivo se convierte en un gran ejecutivo cuando sabe dar a cada minuto el mejor de los usos.

Sincronice sus prioridades diarias con sus valores y convicciones.

Solemos sentirnos muy bien cuando dedicamos el día a hacer aquello que para nosotros es lo prioritario. ¿Maneja usted bien sus prioridades?

1. Identifique sus valores y convicciones acerca de los componentes principales de su vida: familia, amigos, religión, trabajo, seguridad, conocimientos, logros progreso, creatividad, liderazgo, comunicación, tiempo libre, posesiones materiales, servicios a la comunidad.
• Anote esos valores y convicciones por orden de prioridad.
• Haga una lista de as actividades que más tiempo le insumen.
• Compare ambas listas. ¿Existen discrepancias entre prioridades y tiempo insumido? ¿Qué cambios le sugieren esas discrepancias, para hacer que su vida resulte más plena y satisfactoria?

2. Aprenda a mejorar su memoria.
No pierda más tiempo buscando cosas que no recuerda donde guardó o datos que, de pronto, se le han olvidado. Aprenda cómo recordar nombres, estadísticas, números telefónicos y otra información básica que debería tener en su memoria. Existen cursos y libros para efectuar este tipo de aprendizaje.

3. Domine el método de lectura rápida.
Manténgase al día con el torrente de información que necesitan absorber los ejecutivos máximos de nuestro tiempo, sabiendo cómo leer más rápido.

4. No desperdicie su tiempo.
• Haga reuniones más eficientes y suprima las innecesarias (38)
• Protéjase de visitantes indeseados; encuentre un lugar donde pueda trabajar sin interrupciones; haga que su secretaria filtre las llamadas telefónicas innecesarias.
• No participe en conversaciones que no conducen a nadie, póngales fin callando o retirándose
• Reduzca en un 25% la cantidad de reuniones a las que asiste oblíguese a lograr los resultados previstos en menos tiempo.
• Póngase de pie cuando hable por teléfono; hágase una lista de temas a tratar antes de hacer un llamado.
• Aprenda a escribir en la PC 50 palabras por minuto por lo menos.
• Retire de su mesa de trabajo toda papelería que lo pueda distraen de sus tareas.
• No pierda más cosas; ordénese tratando de cumplir con aquello de “un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar’.
• Escriba sus respuestas en los márgenes o al final de las cartas que reciba, y devuelva una copia de las mismas por correo o por fax.
• Deje de corregir cuando el costo de rehacer un trabajo sea mayor que el beneficio que ello le reporta.
• No postergue las tareas que menos lo entusiasman: hágalas antes que nada.

5. Trate de evitar las “emergencias permanentes»
No se deje atrapar por la tiranía de lo urgente. Piense dos veces antes de dejar de lado una tarea importante para hacer la que “grita más”. Muchas supuestas crisis no merecen la atención que les prestamos. Planifique mejor. Cuestione las premisas en base a las cuales toma sus decisiones, y serán menos las situaciones en forma de crisis qué aparecerán en la realización de sus tareas. Cuando deje de lado una tarea para atender una emergencia, tome nota del punto al que había llegado y cuáles eran las ideas que estaba elaborando, a fin de retomar el hilo con mayor rapidez cuando la emergencia se haya Solucionado

6. Dedique menos tiempo a tareas rutinarias.
Entre las tareas rutinarias se incluyen los trabajos repetitivos y de mantenimiento la respuesta de pedidos y los viajes. Las tres mejores formas de reducir la rutina en su tarea son’
• Automatice, utilizando una tecnología más sofisticada.
• Delegue en sus asistentes.
• Elimine, no haciendo determinarlas cosas’ piense cómo usar ese tiempo en forma más provechosa

7. Haga un uso más estratégico de su tiempo
Utilizar el tiempo en forma estratégica significa realizar durante su transcurso acciones relativas a planificación, crecimiento profesional y personal, creatividad aplicada, logro de objetivos importantes, información a terceros y supervisión capacitación o entrenamiento de terceros.

8. Utilice una agenda abarcativa y un sistema de gerenciamiento de prioridades:
Existe una cantidad de sistemas muy buenos, pero sólo funcionan si usted los sigue al pie de la letra. Haga que todo su equipo utilice el mismo sistema, a fin de mejorar la coordinación con sus colaboradores.

9. Pase más tiempo con la gente y menos con las cosas.
Como persona que ejerce el mando, una de sus funciones principales maximizar el valor de los recursos humanos que tiene a su cargo. Tome un 10% del tiempo que suele pasar frente a su computadora, entregado a trabajos rutinarios o a reuniones fuera de la empresa, y dedíquelo a sus colaboradores. (45)

10. Renueve su energía.
s necesario que se encuentre en buena forma psicofísica para encarar u tarea con entusiasmo y pasión a fin de que usted, su gente y su empresa reciban el mayor beneficio en el tiempo que les dedica. Obtenga esta energía comiendo menos grasas y más frutas y verduras, bebiendo mucha agua, respirando hondo, haciendo ejercicios intensivos tres o más voces por semana, y durmiendo el tiempo suficiente. Si siente que su energía ha decaído, consulte al médico.

11. Mejore sus habilidades de comunicación.
Hable y escriba con la determinación de ser comprendido de entrada, a fin de que no necesite transmitir el mismo mensaje dos veces. Escuche con la determinación de comprender, a fin de no tener que formular preguntas innecesarias o cometer errores por falta de información (15-18).

12. Pregúntese tres veces por día: ¿Es esto lo mejor que puedo hacer con mi tiempo?”
Si la respuesta es no, pase a realizar una tarea más significativa.

13. Tómese tiempo para mejorar su calidad de vida.
Juegue para mantenerse joven. Sueñe despierto para ver con mayor claridad el camino hacia su futuro, Lea para renovar su mente. Ayude a quienes mas lo necesitan, para levantar su ánimo. Piense en la gente que ama a fin de acercarse a ellos afectivamente. Pase más tiempo con la gente que ama para sentirse mejor con usted mismo. Ríase para recuperar su equilibrio y reducir su estrés. Desarrolle nuevas habilidades para seguir exigiéndose. Explore su espiritualidad para comprender la vida y aceptar sus limitaciones. (125, 126).

14. Reserve una hora por día para usted mismo.
Durante ese tiempo, que puede ser planificado en conjunto con un ser querido, haga lo que más disfrute y lo que más le “recargue las pilas”, y no lo que el mundo le dice que debería hacer.

15. Encuentre el placer en el proceso de hacer.
No deje que la urgencia por terminar una tarea lo lleve a perder el placer de realizarla. Es decir, no se obsesione tanto con el control del tiempo como para que su vida se pierda en el frenesí de lograr un objetivo tras otro. Se invierte una parte mucho mayor de la vida en sentir y experimentar que en alcanzar los logros. Aprenda a disfrutar del placer inherente al hacer en vez de observar con la recompensa que tendrá como consecuencia. Libérese y dése permiso para divertirse con su trabajo.

16. Encuentre el placer en el día de hoy.
John Lennon dice en una de sus canciones que “la vida es lo que sucede mientras se está ocupado haciendo planes”. No caiga en la “trampa del futuro”. No espere a que su vida se torne menos complicada, exigente o rutinaria para empezar a disfrutarla. En primer lugar, es posible que su vida nunca se vuelva ni más simple, ni más fácil, ni más emocionante. En segundo lugar, resulta muy divertido vivir la vida en forma más complicada, exigente y con menos rutina, no permita que tino solo de los preciosos momentos de la vida transcurra sin vivirlo a pleno. Deje de esperar un mañana me disfrute el presente.

Abel Cortese